PrepAIr gruppbild, med forskare och representanter för företagen.

Forskare och representanter för företagen i projektet på en av träffarna.

AI i företag: ”Ledningsförmågan helt avgörande”

Svenska företag måste satsa på AI för att hänga med i utvecklingen. Just nu söker många företag efter datavetare och experter på maskininlärning, men räcker det för en framgångsrik omställning? Nej, visar forskning från Tekniska Högskolan i Jönköping. Två andra komponenter i företaget visar sig vara viktiga nycklar.

I projektet PrepAIr har en grupp forskare arbetat tillsammans med fem företag, för att undersöka hur väl förberedda och redo företagen är för att börja använda sig av artificiell intelligens i sina verksamheter. Begreppet kallas AI-readiness, och under två år har de kartlagt hur arbetet med AI växer fram i de olika företagen, vem som gör vad, hur det fungerar och vad som saknas. Resultaten, som nu växer fram och analyseras, är helt klart intressanta.

Fakta om projektet:

PrepAIr är ett tvåårigt projekt finansierat av KK-stiftelsen. Projektet drivs av forskare vid Tekniska Högskolan och Jönköping International Business School vid Jönköping University, tillsammans med företagen Husqvarna, Combitech, Fagerhults belysning, Siemens Energy och Bufab.

Förutom Annika Engström arbetar forskarna Anette Johansson, Nina Edh Mirzaei, Daniel Pittino, Tuwe Löfström och Alice Mohlin i projektet, som avslutas inom kort. Man fortsätter sedan med projektet PropAIr, som bygger vidare på de resultat man fått fram i PrepAIr. Båda projekten ingår i forskningsprofilen AFAIR som utvecklats i samverkan med industrin för att integrera tekniska, logistiska och organisatoriska aspekter på införandet av AI.

Det finns olika strategier för hur företag påbörjar arbetet med AI. Vissa startar någon form av AI labb. Man bygger expertis i en särskild avdelning, som får relativt fria händer för att experimentera kring tekniken. Problemet uppkommer när den nya kunskapen ska vidare ut i verksamheten.

– Det här kommer inte riktigt till användning i organisationen totalt sett. Det verkar bli för stort glapp mellan den där gruppen, som lever sitt eget liv, och verksamheten i övrigt, säger Annika Engström, universitetslektor i arbetsorganisation och projektledare för PrepAIr.

Andra börjar genom att ett behov upptäcks ute i verksamheten. Allt eftersom sprider sig arbetssättet och man upptäcker att det saknas kompetenser i organisationen. Men genom arbetet med projektet PrepAIr har Annika och hennes kollegor indikationer på att omställningen till AI ofta varken kommer nedifrån eller uppifrån. Snarare är det mitt i organisationen som det börjar koka.

– Något som är väldigt tydligt i projektet är att själva utvecklingsarbetet och kraften i den här transformationen och förändringsprocessen mycket ligger på middle management-nivå, varken top down eller bottom up, säger hon.

Det är tjänstemännen mitt i organisationen som är en av nycklarna till att det börjar hända saker.

– Det finns så mycket glöd där. Det finns ett stort intresse. Det finns många som vill göra grejer, som ser potential och ytterst få, vad vi har sett i våra 27 fokusgrupper med runt hundrafemtio röster, är tveksamma. Det finns inga rädslor där, det finns en enorm positiv kraft till den tekniska utvecklingen i det skiktet.

Yrkesgrupper möts

En annan sak som tydligt har kommit fram i arbetet och som forskarna nu analyserar är att AI verkar tvinga fram samarbeten över professionsgränserna på ett sätt som kanske inte har behövts tidigare, så kallade tvärfunktionella arbetsgrupper, eller cross-functional teams. Det gör att omställningen visserligen kräver teknisk kompetens, men en av de viktigaste kompetenserna som företaget måste säkerställa att det finns är ledningsförmåga.

– Den här typen av intelligenta teknologier kommer att driva fram behovet av cross-functional-arbete ännu mer, och det trycker på ledningsförmågan. Att man får folk att samarbeta med varandra, att man får folk att bidra gemensamt till en uppgift är helt avgörande. Det kanske är förändringsförmåga och ledningsförmåga som man behöver bygga kompetens i? Det hjälper inte att man bygger jättestark teknisk kompetens, för man kan inte använda den här teknologin om man inte får folk att samarbeta över funktionsgränserna, säger Annika Engström.

Tvärfunktionella arbetsgrupper är ju inget nytt, men teknologin ställer det på sin spets. Om ett tillverkningsföretag exempelvis ska kunna använda AI för att prognosticera hur många containrar man behöver framåt då måste ett antal avdelningar och funktioner inom företaget leverera data och bedömningar som AI kan arbeta med. Det kan formas tillfälliga arbetsgrupper där en AI-expert finns med, en konstellation som sedan löses upp när systemet är på plats och fungerar.

– Vi har sett att den här balansen mellan tekniska kompetensen måste gå hand i hand med att ledningskompetens och förändringskompetens också utvecklas.

Vinstjakten kan stå i vägen

En risk med tillverkningsindustrins omställningsarbete är att det fastnar i att AI blir ännu ett sätt att rationalisera. Kraven på snabb lönsamhet kan minska utrymmet för att utforska och innovera, vilket skulle göra att man missar mycket av det som AI kan göra. Det är här förändringskompetensen kommer in. Hur tar man som företag hand om de idéer som kommer upp? Finns det utrymme i organisationen för att pröva – och misslyckas? Följer man omvärlden och vad som händer som är relevant för företaget?

Som en del i projektet håller forskarna, med hjälp av företagen, på att ta fram en enkät, ett frågeformulär som kan hjälpa företag att få syn på sin egen verksamhet och var man står. Här kan man få syn på teknisk kompetens, förändringskompetens, om det är en trygg miljö där svårigheter kan lyftas och på vilken nivå i organisationen saker händer. Tanken är att det ska bli ett öppet verktyg som lever vidare bortom projektet.

Omställningen till AI är även ett skifte i hur man pratar om arbete, och hur man forskar om det. Människa och teknik blir mer och mer sammanflätade, vi är helt beroende av den och den av oss. Det blir till slut svår att skilja på vem som gör vad, och det pratas mer och mer om sociotekniska arbetsprocesser.

– Vi kommer inte att kunna studera mänskligt handlande i en organisation utan att ta in tekniska aspekter. Eller det kommer bli svårt att prata arbete, vad människor gör i arbetet, utan att förhålla sig till tekniken som finns där, säger Annika Engström.

Sara Bref